MS WORD

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Versiones de Word

Es posible que exista cierta confusión con las versiones de Word que vamos a tratar de aclarar en este punto. Tradicionalmente, las versiones de Word se han nombrado con "Word" seguido del año de la versión (Word 2013, Word 2016, ..), esto es para las versiones de Word para escritorio. En 2011 se lanzó Office 365 que es un servicio de suscripción basado en la nube, por supuesto también incluye Word, aunque no se llama Word 365, sino simplemente Word, y puede que esto sea el motivo de la confusión, ya que, en ocasiones, al hablar de Word no se sabe si nos referimos a la versión de escritorio o a la versión de Office 365. Una explicación a esta falta de diferenciación puede ser que Microsoft está interesada en que la versión de escritorio vaya desapareciendo en favor de Word de Office 365 y por lo tanto solo exista un Word a secas.

La principal diferencia entre ambas versiones es que el Word de Office 365 se actualiza de forma online cada pocos meses, según van saliendo nuevas funciones o mejoras, mientras que el Word de escritorio no se actualiza, es decir, si compramos el Word 2016 tendremos que comprar Word 2019 para actualizarlo.

Otra diferencia es que el Word de Office 365 permite guardar los documentos en la nube mediante OneDrive de forma muy fácil, y se paga una cuota mensual, mientras que el Word de escritorio se paga completo al comprarlo.

Sin embargo, a nivel de uso, ambas versiones de Word son muy parecidas, las únicas diferencias se encuentran a la hora de compartir y guardar documentos en la nube.

También existe una versión gratuita de Word que se ejecuta en un navegador web, al escribirse este curso se llamaba Word Online y en 2019 se cambio el nombre a "Word en la web". Para usar esta versión gratuita hay que tener una cuenta de correo de Microsoft.

Existe una versión de Word que se puede ejecutar en dispositivos móviles (smartphones y tablets) y que se llama Word para móviles o Word App. 

Este curso se ha realizado con la versión de Word de Office 365 en Marzo de 2016, y lo hemos llamado Word 2016 porque nadie usa el término "Word de Office 365", otra posibilidad hubiera sido llamarlo simplemente "Word" pero como tenemos otros cursos de versiones anteriores Word 2007, Word 2010 y Word 2013, nos pareció más claro llamarlo Word 2016.

Sin embargo, en 2019 ha salido la versión de escritorio Word 2019, dado que los cambios no justifican redactar el curso de nuevo, hemos creado la nueva unidad 26 que incluye las mejoras y las nuevas funciones incorporadas a Word 2019, y también a la versión actualizada de Word de Office 365. Así pues, este curso sirve tanto para Word 2016 como para Word 2019, ya que en su mayor parte son idénticos.

Novedades de Word 2016

Esta versión de Word 2016 trae las siguientes novedades y mejoras.

- ¿Qué desea hacer? El nuevo comando  es realmente efectivo. Permite buscar comandos y ejecutarlos desde ahí mismo. Su principal utilidad es que nos ahorra el tiempo de buscar en qué pestaña está cada comando. Al escribir una palabra o comando, nos muestra los comandos más frecuentes relacionados con esa palabra. Por ejemplo, si no recordamos cómo dar estilos a una tabla, basta escribir "tabla" en la caja de  y aparecerá un desplegable como el siguiente:

Al hacer clic en Estilos de tabla podremos dar estilo a la tabla desde ahí mismo. Si no aparece el comando que buscamos podemos hacer clic en los dos últimos elementos del desplegable para obtener más ayuda.

En el punto Ayuda de la siguiente unidad explicaremos este comando con más detalle.

- Compartir es más fácil que nunca. Ahora con el botón  se pueden compartir documentos con otros usuarios y todos podrán editarlo en tiempo real, es decir, de forma simultánea. Las modificaciones que van realizando los demas usuarios son etiquetadas con una banderita del color asignado al usuario, todo de forma casi instantánea. 

- Con Word Online sólo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para acceder a una versión reducida de Word de forma gratuita. Podrás crear y modificar documentos de Word desde el navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar Word. 

- Word App. Ya está disponible la versión de Word para teléfonos móviles con sistemas Android e iOS (ya estaba para Windows Phone). Con Word App se pueden crear y modificar documentos de Word en el teléfono móvil. Es totalmente gratuita, sólo hay que disponer de una cuenta de correo de Microsoft que también es gratuita.

- Búsqueda inteligente. Directamente desde Word se pueden realizar búsquedas con la tecnología de Bing. Basta seleccionar una palabra y con el botón derecho elegir Búsqueda inteligente, se abrirá un panel con definiciones de la Wikipedia y otras páginas web con información relacionada.

- Ecuaciones de lápiz. Ahora se pueden escribir ecuaciones matemáticas directamente sobre las pantallas táctiles. Word las transformará en texto. Basta ir al panel Insertar --> Ecuación --> Ecuación de lápiz.

- Historial de versiones mejorado. Desde Archivo -> Historial se puede ver el historial completo.

- Se ha mejorado el formato de Formas. Ahora al insertar formas desde la galería se puede elegir entre una serie de rellenos preestablecidos y también los colores del tema.

El entorno de Word 2016

Vamos a ver los elementos básicos que componen la ventana de Word 2016. Aprenderemos cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear documentos en el siguiente tema.

Elementos de la pantalla

Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos más adelante), para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.

Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos.

Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.

1. La barra de herramientas de acceso rápido  contiene, normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Los botones son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho) y Abrir. El último botón abre el desplegable para personalizar los botones que aparecen en esta barra.

2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa.

3 y 4. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas, por ejemplo, Inicio, Insertar, etc. Para cada pestaña hay una cinta de opciones diferente. Las veremos en detalle más adelante.

5. Los botones para cambiar la presentación de la cinta de opciones, minimizar, maximizar y cerrar.

6. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que no cabe en la ventana. Hay una para desplazar el documento de forma vertical y otra de forma horizontal. En la imagen sólo se ve la vertical.

7. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado.

- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo.

8. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá. Otros modos son para leer y para diseño web.

9. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta información si hacemos clic sobre ella, ya que, realmente, son botones.